Perkembangan teknologi yang semakin masif membuat banyak profesi baru bermunculan. Salah satunya adalah pekerjaan virtual assistant atau asisten virtual. Virtual assistant bertugas sebagai orang yang memberikan layanan administratif dan dukungan bisnis kepada perusahaan.
Berbeda dengan asisten yang bekerja di kantor, profesi asisten virtual bisa dikerjakan dari mana saja secara online, bahkan dari negara yang berbeda.
Adapun beberapa manfaat perusahaan merekrut virtual assistant adalah meningkatkan citra perusahaan dalam kehadirannya secara online atau virtual. Perusahaan juga bisa merekrut virtual assistant dari berbagai negara di dunia sesuai dengan lingkup operasional mereka.
Pada artikel ini, Anda akan mengetahui lebih banyak informasi tentang cara merekrut virtual assistant dan skill apa yang sebaiknya dimiliki oleh asisten virtual. Berikut beberapa topik yang akan dibahas.
- Apa Pekerjaan Virtual Assistant?
- Skill Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
- Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Virtual Assistant?
- Kapan Harus Rekrut Virtual Assistant?
- Bagaimana Cara Mengelola Virtual Assistant?
Pada dasarnya, asisten virtual memiliki beberapa pekerjaan yang harus dilakukan. Pekerjaannya pun tak sebatas menyelesaikan tugas administratif yang membosankan. Lebih dari itu, tugas yang dimiliki oleh asisten virtual beragam dan cukup menantang.
Simak ulasan berikut untuk penjelasannya.
1. Asisten pribadi
Seperti namanya, asisten virtual memiliki tugas utama sebagai asisten pribadi seorang pimpinan di sebuah perusahaan. Tanggung jawabnya mulai dari menyusun agenda, mengatur jadwal, melakukan panggilan telepon, dan membalas email.
2. Entry data
Tugas selanjutnya yang harus dilakukan virtual assistant adalah entry data. Tugasnya meliputi pengumpulan data, memeriksa keakuratan data, dan menghapus data yang salah atau tidak diperlukan.
3. Menjadi admin media sosial
Selain bertugas sebagai asisten dari salah satu pimpinan perusahaan, asisten virtual juga biasanya ditugaskan sebagai admin media sosial. Fungsinya adalah untuk menjadi asisten para pengguna secara virtual.
Tugasnya meliputi membalas komentar dan pesan terkait kendala yang dialami oleh pengguna melalui media sosial, mengunggah konten informatif, dan memahami insight yang diberikan oleh netizen terkait produk atau jasa perusahaan.
4. Melayani pelanggan
Selain bertugas menangani berbagai keluhan atau komentar di media sosial, beberapa perusahaan memberikan tugas kepada virtual assistant untuk juga melayani pelanggan melalui telepon. Tugas ini biasanya akan dibantu oleh customer service untuk melakukan koordinasi.
5. Mengelola email
Selain media sosial, virtual assistant juga memiliki tugas untuk mengelola email masuk.Biasanya, virtual assistant hanya membalas email yang berkaitan dengan produk perusahaan dan kendala yang terjadi untuk kemudian diteruskan ke customer service.
Skill Apa yang Dibutuhkan dari Virtual Assistant?
Meskipun tugas yang diemban terlihat sepele dan mudah dilakukan, seorang virtual assistant harus menguasai beberapa keahlian dan keteralmpilan. Beberapa keterampilan tersebut bahkan tidak dimiliki oleh semua orang.
1. Komunikasi yang baik
Salah satu keterampilan yang wajib dikuasai oleh seorang asisten virtual adalah skill komunikasi, baik komunikasi tertulis maupun komunikasi verbal. Sebab, asisten virtual akan selalu berkomunikasi dengan banyak orang, entah itu di dalam perusahaan ataupun di luar perusahaan, yakni para customer atau pelanggan.
2. Decision making
Seorang asisten virtual harus memiliki sense of decision making atau pengambil keputusan yang tepat. Terkadang, klien atau atasan akan sulit dihubungi karena kesibukan mereka. Dalam hal ini, decision making adalah salah satu kemampuan yang harus dikuasai oleh seorang asisten virtual.
3. Manajemen waktu
Tanpa manajemen waktu yang baik, seorang asisten virtual akan kewalahan dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Manajemen waktu bisa dimulai dari membuat to-do list atau daftar tugas harian agar tidak terlewat. Selain itu, selalu buat catatan di kalender untuk jadwal lainnya agar tidak lupa.
4. Multitasking
Biasanya, asisten virtual akan melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. Misalnya, virtual assistant harus mengatur jadwal meeting atasan dengan klien sambil memastikan bahwa tidak ada email terlewat agar jadwal yang dibuat tidak bentrok dengan jadwal lain.
5. Fokus dan konsentrasi
Seorang virtual assistant harus memiliki tingkat fokus dan konsentrasi yang tinggi. Hal ini diperlukan karena biasanya asisten virtual akan dihadapkan pada situasi sulit, seperti balasan komentar negative dari para pengguna media sosial atau keluhan dari pelanggan melalui telepon.
Dengan memiliki fokus dan konsentrasi yang tinggi, seorang asisten virtual lebih bisa mengendalikan emosi dan dapat menyelesaikan semua tugas tanpa hambatan.
Apa Hal yang Harus Dilakukan Sebelum Merekrut Virtual Assistant
Virtual assistant adalah game changer sebuah perusahaan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Sebab, kehadiran virtual assistant dapat menjadi garda terdepan perusahaan dalam kehadirannya di dunia virtual.
Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum merekrut virtual assistant. Cara merekrut virtual assistant pun dapat dilakukan dengan berbagai strategi agar tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut pembahasannya.
1. Memastikan job desk secara jelas
Lingkup pekerjaan asisten virtual bisa dibilang sangat luas. Segala hal yang berhubungan dengan dunia virtual bisa menjadi tanggung jawabnya. Namun, tentu saja semua beban ini tidak mungkin diberikan hanya pada satu orang atau satu posisi saja.
Oleh karena itu, sebaiknya Anda memastikan terlebih dahulu tugas dan tanggung jawab apa yang mesti dilakukan oleh asisten virtual.
2. Menulis persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan
Cara merekrut virtual assistant selanjutnya adalah memastikan persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan secara jelas. Hal ini akan menentukan seberapa tepat kandidat yang melamar lowongan pekerjaan Anda.
Anda juga harus menuliskan secara spesifik keterampilan apa yang dibutuhkan dari kandidat asisten virtual. Pada dasarnya, kemampuan komunikasi yang baik, manajemen waktu, dan kemampuan bekerja multitasking menjadi beberapa keterampilan yang diperlukan asisten virtual.
3. Posting lowongan pekerjaan
Setelah menentukan semua persyaratan dan kualifikasi yang dibutuhkan, saatnya Anda menentukan platform yang tepat untuk memposting lowongan.
Untuk merekrut assistant virtual, sebaiknya posting lowongan di situs kerja terpercaya agar informasi lowongan pekerjaan dapat terpublikasikan dengan baik. Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan portal kerja GrabJobs.
Saat menggunakan GrabJobs, Anda bisa memposting lowongan kerja di lebih dari 20 job board sekaligus.
Lowongan pekerjaan yang Anda posting juga secara otomatis akan disebarluaskan di berbagai media sosial, termasuk LinkedIn secara otomatis.
Di GrabJobs, Anda juga bisa memanfaatkan fitur applicant tracking system (ATS) yang dapat digunakan untuk menyaring kandidat sebelum tahap wawancara.
Sistem ATS bermanfaat dalam mencocokkan profil kandidat dengan kualifikasi dan deskripsi pekerjaan yang dibutuhkan secara otomatis. Selain itu, GrabJobs juga memiliki fitur automasi lainnya, seperti Interview Chatbots, Interview Scheduler, dan Recruitment Analysis.
Kapan Harus Rekrut Virtual Asssistant?
Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, sebaiknya Anda terlebih dahulu menganalisis pekerjaan apa yang membutuhkan bantuan virtual assistant. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui prioritas tugas yang diperlukan.
Pada dasarnya, berikut adalah kondisi yang memungkinkan Anda membutuhkan seorang virtual assistant di dalam perusahaan.
- Anda merasa kewalahan dengan tugas yang diemban setiap hari. Pada tahap ini, Anda berpikir bahwa Anda akan bisa mengerjakan tugas utama lebih baik jika memiliki waktu dan tenaga lebih banyak untuk fokus. Oleh karena itu, tugas lain seperti mengatur jadwal, menyusun data, dan membalas keluhan pelanggan bisa dikerjakan oleh seorang virtual assistant.
- Anda memiliki bujet untuk merekrut seorang virtual assistant. Sebab, pekerjaan seorang asisten virtual tidak bisa dianggap sebelah mata. Jadi, Anda juga harus memberikan kewajiban yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang karyawan emban.
- Bisnis Anda berkembang secara pesat dan membutuhkan bantuan seorang asisten virtual untuk menyempurnakan tugas yang belum terselesaikan.
- Anda ingin meningkatkan kehadiran virtual agar lebih dekat dengan pelanggan dan menjawab semua pertanyaan atau keluhan mereka di media sosial.
Bagaimana Cara Mengelola Virtual Assistant?
Setelah Anda mengetahui cara merekrut virtual assistant, penting bagi Anda juga untuk memahami cara mengelola virtual assistant agar tugas dan tanggung jawab yang diemban dapat diselesaikan dengan efektif serta efisien.
1. Buat pelatihan semudah dan setransparan mungkin
Pelatihan atau training adalah bagian terpenting dari proses rekrutmen asisten virtual. Memiliki asisten virtual yang terlatih akan meringankan tugas Anda sebagai pemilik bisnis dan membantu perusahaan lebih agile dalam menghadapi tantangan.
Rory Vaden dalam buku berjudul Procrastinate on Purpose menegaskan konsep ” 30x Rule”. Dalam konsep ini, Anda harus menghabiskan 30x lebih banyak waktu untuk melakukan pelatihan pada satu tugas tertentu.
Misalnya, jika Anda membutuhkan waktu empat menit untuk menambahkan nama klien ke situs web perusahaan Anda, perlu waktu 120 menit atau dua jam untuk melatih asisten virtual Anda tentang cara melakukannya.
2. Lakukan komunikasi dua arah dengan asisten virtual
Salah satu tugas terpenting manajer adalah memastikan setiap anggota tim mengerjakan tugas secara efektif. Untuk melakukannya, Anda perlu memiliki hubungan yang baik dengan virtual assistant Anda. Pada setiap pertemuan, izinkan mereka menyampaikan masukan atau mengajukan pertanyaan. Pastikan pula mereka memiliki semua yang dibutuhkan.
3. Delegasikan tugas sesuai keahlian
Pada suatu kondisi, Anda mungkin memiliki beberapa asisten virtual. Alih-alih memberikan tugas yang sama kepada mereka, lebih baik bagikan masing-masing tugas sesuai dengan keahlian yang paling menonjol yang mereka kuasai.
Sebagai contoh, virtual assistant A memiliki tugas utama dalam mengatur jadwal manajer dan klien, virtual assistant B memiliki tugas untuk mengelola media sosial, dan virtual assistant C mengembang tanggung jawab dalam mengelola data.
4. Menggunakan metrik untuk melihat produktivitas
Mungkin Anda akan memiliki kesulitan dalam melacak produktivitas virtual assistant karena tidak selalu berada di kantor untuk tatap muka. Oleh karena itu, sebaiknya manfaatkan berbagai macam measurement tools untuk mengetahui produktivitas masing-masing.
Misalnya, jika tugas mereka adalah meningkatkan jumlah kunjungan pada media sosial, pantau berapa postingan yang harus kerjakan setiap minggu dan bagaimana progres pada setiap postingan tersebut.
Sebagai kesimpuan, virtual assistant merupakan profesi yang cukup baru di Indonesia. Namun, seiring perkembangan teknologi, profesi ini semakin diminati.
Hal terpenting adalah selalu lakukan identifikasi terhadap tugas yang akan Anda berikan pada seorang virtual assistant. Bila sudah mendapatkan data yang jelas, Anda bisa langsung merekrut virtual assistant dengan memposting lowongan pekerjaan di GrabJobs. Klik tautan ini untuk informasi lebih lanjut.
